GUIDE SIMPLIFIE POUR LA CRÉATION ET LA GESTION D'UN GROUPE

Avertissement : ce guide vous permettra de créer un groupe et d'en découvrir les principales fonctionnalités. L'équipe d'administration du site Alumni ENS de Lyon (alumni@ens-lyon.fr) est à votre disposition pour répondre à vos questions ou vous aider dans la mise en œuvre.

Les groupes proposent, au sein du réseau, des espaces dédiés à des cercles restreints de la communauté ayant des centres d'intérêt communs ou faisant partie d'un même ensemble : groupes thématiques, groupes régionaux, membres d'une promotion par exemple. Les groupes sont dotés d'outils permettant l'échange et le partage entre les membres participants : chaque groupe possède ses propres articles, son agenda et ses événements, il peut mettre en commun des documents …

Chaque groupe est animé par un responsable qui peut désigner un ou plusieurs modérateurs au sein parmi ses membres. L'équipe d'administration du réseau est à sa disposition pour toute question ou aide.

CREER UN GROUPE

La création et la responsabilité d’un groupe est réservée aux adhérents de l’Association (au moment de la demande et pendant toute la durée du groupe). Pour les autres membres du groupe, y compris les modérateurs, il suffit d'avoir activé son compte.

Toute demande de création de Groupe est soumise à validation préalable des Administrateurs du site. Pour le respect et le bien de tous, sont proscrits : les groupes à caractère injurieux, offensant, obscène ou diffamatoire, les propos violents ou incitant au racisme, à la pornographie, à la pédophilie ou aux crimes et délits, le détournement du Site à des fins de propagande, de prospection commerciale ou de politique.

Le responsable du groupe est l’interlocuteur des administrateurs du site. D’un commun accord, certains articles, éléments de l’agenda ou événements d’un groupe pourront être partagés par les administrateurs du site avec l’ensemble de la communauté pour son animation.

PARAMÈTRES A PRÉCISER A LA CRÉATION

–    Titre du groupe : le plus explicite possible

–    Description : elle permet d'apporter toutes les précisions pouvant être utiles, objectifs du groupe, étendue, règles éventuelles liées à son fonctionnement ...

–    Catégorie : on peut choisir un groupe correspondant à un thème, une promotion, une région… ;  mais cela n'a pas d'incidence sur le fonctionnement.

–    Type : public /par validation /caché ; il définit les conditions pour rejoindre le groupe.

✔    Public : tout membre du réseau peut rejoindre le groupe, l'ajout est immédiat

✔    Par validation : tout membre du réseau peut demander à rejoindre le groupe, mais l'ajout doit être validé par le responsable

✔    Caché : le responsable pré-enregistre les membres qui peuvent alors accepter ou refuser de participer ; la sélection par le responsable peut se faire nom par nom ou de manière automatique à partir de critères (promotion par exemple)

–    Facultatif : Image (ou logo), couleurs (une couleur primaire, une couleur secondaire) pour donner un aspect attrayant à l'interface

Pour (demander à) rejoindre un groupe, il suffit de cliquer sur le bouton « Rejoindre le groupe » du groupe choisi dans le menu Groupes. L'ajout est immédiat si le groupe a été déclaré de type « public ».

La page d'accueil du groupe regroupe les informations à connaître sur le groupe et affiche dans des onglets les fonctions disponibles ainsi que les dernières informations publiées.

Les membres peuvent consulter toutes les informations, créer des articles dont la diffusion reste limitée au groupe, créer et participer à des discussions (Forum), stocker des documents qui seront disponibles pour tous les membres du groupe (menu Médias), consulter la liste des membres.

La fonction Agenda permet aux membres d'organiser des événements et d'en assurer la coordination (inscriptions, …).

Seuls les responsables peuvent modifier des paramètres et créer ou modifier des événements. Ils peuvent également accéder au menu Configuration qui permet notamment de créer un menu et des pages propres au groupe.